Cancelamento de notas fiscais de devolução
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O que muda no cancelamento de notas fiscais de devolução?
A reforma tributária instituída pela EC 132/2023 traz mudanças estruturais no sistema de tributação sobre o consumo no Brasil. Com a substituição de tributos como ICMS, ISS, PIS e COFINS pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), diversos procedimentos operacionais também serão impactados, entre eles, o cancelamento de notas fiscais de devolução.
Este é um ponto que merece atenção das empresas, especialmente diante das novas regras de penalidade já previstas na legislação.
1. A devolução continuará existindo, mas com nova lógica
A nota fiscal de devolução continuará sendo utilizada para anular, total ou parcialmente, uma operação anterior. No entanto, no novo modelo de IVA, ela está muito mais conectada ao sistema de créditos e débitos.
Na prática, deixa de ser apenas um documento formal e passa a impactar diretamente a apuração dos tributos, quase em tempo real.
2. E o cancelamento da nota de devolução?
O cancelamento continuará sendo permitido, porém em um ambiente muito mais rigoroso e controlado.
Com a apuração praticamente em tempo real e integração dos sistemas fiscais, o cancelamento tende a ter:
• prazos mais restritos
• menor margem para correções posteriores
• impacto imediato na apuração de IBS e CBS
3. Penalidades previstas na nova legislação
Atenção! A partir de 3 de agosto de 2026, o preenchimento dos campos de IBS e CBS na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) passa a ser obrigatório. Notas emitidas sem essas informações serão rejeitadas automaticamente pela Sefaz.
Além disso, a legislação prevê multas importantes para erros relacionados à emissão, cancelamento e utilização de notas fiscais.
Base legal: Art. 341-G da LC 214/2025, com redação da LC 227/2026.
Situação 1 – Cancelar a nota fiscal após a ocorrência do fato gerador
Multa: 66% do tributo de referência
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Quando isso acontece?
A empresa já entregou a mercadoria ou já prestou o serviço ao cliente e, mesmo assim, realiza o cancelamento da nota fiscal.
Exemplo:
Uma empresa vendeu mercadorias no valor de R$ 92.000,00.
• IBS/CBS devido: R$ 24.840,00.
• A mercadoria já havia sido entregue ao cliente.
• Mesmo assim, a empresa cancelou a NF-e.
Multa:
66% de R$ 24.840,00 = R$ 16.394,40
Importante: depois que a operação ocorreu, a nota fiscal não pode ser cancelada apenas para corrigir ou desfazer a venda.
Situação 2 – Cancelar a nota fiscal fora do prazo legal
Multa: 33% do tributo de referência
Quando isso acontece?
A operação não foi realizada, mas a empresa perdeu o prazo legal para cancelar a nota fiscal.
Exemplo:
Uma empresa emitiu, por engano, uma NF-e no valor de R$ 41.500,00.
• A mercadoria não saiu do estabelecimento.
• O IBS/CBS correspondente seria de R$ 11.205,00.
• O cancelamento não foi realizado dentro do prazo de 24 horas.
Multa:
33% de R$ 11.205,00 = R$ 3.697,65
Lembre-se: mesmo que a venda não tenha acontecido, perder o prazo de cancelamento pode gerar penalidade.
Situação 3 – Aproveitar crédito indevido ou deixar de realizar o estorno
Multa: 66% do valor do crédito
Quando isso acontece?
A empresa aproveita crédito de IBS/CBS com base em uma nota fiscal posteriormente cancelada ou deixa de estornar esse crédito quando a legislação exige.
Exemplo:
Uma empresa utilizou um crédito de R$ 27.800,00 de IBS/CBS.
Posteriormente, verificou-se que a nota fiscal do fornecedor havia sido cancelada, mas o crédito permaneceu registrado na escrituração.
Multa:
66% de R$ 27.800,00 = R$ 18.348,00
Em outras palavras: se a nota fiscal perde sua validade, o crédito também deve ser ajustado.
Situação 4 – Não emitir nota fiscal
Multa: 100% do tributo de referência
Quando isso acontece?
A empresa realiza uma venda de mercadorias ou presta um serviço e simplesmente não emite o documento fiscal.
Exemplo:
Uma empresa prestou um serviço no valor de R$ 136.000,00.
• IBS/CBS devido: R$ 36.720,00.
• Nenhuma nota fiscal foi emitida.
Multa:
100% de R$ 36.720,00 = R$ 36.720,00
Ou seja, além da obrigação de recolher o tributo, a empresa ainda poderá pagar uma multa equivalente ao valor devido.
Reincidência aumenta a multa
Se a mesma infração ocorrer novamente dentro do período de 3 anos, a multa será majorada em 50%.
Exemplo:
Uma infração cuja multa é de 66% poderá chegar a 99% do tributo de referência em caso de reincidência.
Por isso, revisar os procedimentos internos e orientar a equipe é fundamental para evitar novas autuações.
5. Período de transição exige atenção redobrada
Durante a fase de transição (2026 a 2033), haverá convivência entre o sistema atual e o novo modelo, o que aumenta significativamente o risco de inconsistências.
Nesse contexto, erros operacionais especialmente relacionados a devoluções e cancelamentos tendem a ser mais frequentes e mais penalizados.
Conclusão
O cancelamento de notas fiscais de devolução continuará sendo possível com a reforma tributária, mas dentro de um ambiente muito mais digital, integrado e rigoroso.
Com um sistema mais integrado e penalidades mais severas, o foco das empresas deve migrar da correção para a prevenção.
A adoção de controles mais robustos, revisão de processos e capacitação das equipes será essencial para garantir conformidade e evitar riscos fiscais relevantes no novo sistema tributário brasileiro.
Escrito por Ingrid Pereira